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Digitalisierung des Finanzbereiches von Immobilienunternehmen … mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in allen Prozessen

25.03.2018 Allgemein,Real Estate Keine Kommentare

Die Digitalisierung ist das aktuelle Thema … in den Betrieben und nahezu aller Kongresse – dort wird das Thema sehr unterschiedlich angegangen und umgesetzt. Dabei ist wichtig von einer „Reaktion“ zu einer Einstellung der „Aktion“ zu wechseln. In welchen Bereichen und TĂ€tigkeiten sind digitale Lösungen fĂŒr die Mehrzahl der Unternehmen sinnhaft und bezahlbar umsetzbar? Viele Unternehmen stehen noch am Anfang und beginnen derzeit erst mit der EinfĂŒhrung von digitalen Buchungsworkflows, im technischen Bereich sind hĂ€ufig Insellösungen implementiert.

Der automatische Import cashpool-aggregierter Konten und deren Umsetzung in einen Forecast, ist sicherlich Standard. Der automatische Abgleich zwischen Plan- und Ist-Werten zur UnterstĂŒtzung des Controlling ist schon ein Schritt weiter. Die on-time-Darstellung in einer BI-Lösung als Management-Informations-System sollte inzwischen implementiert sein. Interne Prozesse in Bereich Steuern und Recht sowie Personal (inkl. on- und off-Boarding) stehen oft noch am Anfang. Hier arbeiten viele noch am papierlosen BĂŒro durch DMS – unbedingte Voraussetzung fĂŒr digitale Prozesse.

Bei den operativen Prozessen stockt hÀufig noch die digitale Umsetzung und Prozessabsicherung:

– digitale Vermietungsprozesse, bei denen erst ein dem Mustermietvertrag entsprechender Mietvertrag gedruckt werden kann, wenn digital alle Beteiligten (auch Recht, Steuern) und KompetenztrĂ€ger eine Freigabe erteilt haben, sind eher selten.
– Handwerkerkoppelungen und digitales Instandhaltungsmanagement sind Standard. Hier muss vielfach noch die Dokumentation nachgezogen werden.
– Bei VerkĂ€ufen wird zumindest mit einem Datenraum, manchmal auch mit Q+A-Modul gearbeitet. Die weiteren Prozessschritte dokumentiert allenfalls der Makler.
– Das Internet der Dinge durch die Verbindung von Sensorik mit den internen Beauftragungs- und Billingsystemen ist noch in der Entwicklung.
– Finanzierungsausschreibungen erfolgen zwar per Mail, das ist aber noch lange kein digitaler Prozess. AusschreibungsdatenrĂ€ume, dokumentierte Kommunikation und strukturierte Prozessschritte sind eigentlich Vorbedingung von professionellen und Corporate-Governance tauglichen AblĂ€ufen. Erst eine revisionssichere Dokumentation des Prozessablaufs, seiner Umsetzung im Einzelfall, ermöglicht die Umsetzung des Internen Kontrollsystems und Risikomanagements entsprechend gesetzlicher Vorgaben, die auch fĂŒr WirtschaftsprĂŒfer kapitalmarktnaher Unternehmen ausreichend sein könnten. ZusĂ€tzlich sollte jeder Vorstand seine persönliche Haftung bei der Vergabe von Finanzierungen, die einen der wirtschaftlich wesentlichsten VorgĂ€nge im Unternehmen darstellen, im Blick haben. Wenn es hier zu Problemen oder UnregelmĂ€ssigkeiten oder such nur Beschwerden kommen sollte, wird dem Vorstand sofort mangelnde Organisation und vor allem Kontrolle vorgeworfen werden – der Einzelfall ist dann der Beleg des Problems. Hier sollte der Vorstand dann auf jeden Fall eine nicht manipulierbare Dokumentation zur Hand haben – schon aus Selbstschutz.

Hier stehen sicherlich weitere digitale „Evolutionsschritte“ an. Es ist schon beachtlich, wie wenig transparent manche wesentliche Prozesse in Unternehmen ablaufen. Diese weiteren Schritte mĂŒssen auch zwingend gegangen werden, da im Zweifel Gerichte im Falle von Klagen Haftungen von Handelnden und VorstĂ€nden immer auch nach dem Stand der möglichen Kontrollen und Techniken entschieden werden. Daher dient Digitalisierung neben der Effizienzsteigerung (und ggf. Personaleinsparung) mehr der Absicherung der vorgabenentsprechenden Umsetzung und Dokumentation von Prozessen – von wesentlichen bis zu weniger bedeutenden Prozessen.

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