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Das einzig Konstante im Universum ist die Veränderung.
Heraklit

Digitales Assetmanagement … was ist da – was ist „still to come“?

11.08.2017 Allgemein Keine Kommentare

Das digitale Management von Assets kennt man in allen Assetklassen – auch in der Immobilienwirtschaft.

Es beschreibt die digitale Verwaltung der Immobilien inkl. aller damit zusammenhängender Prozesse, derer gibt es viele. Neben der Bestandsverwaltung der Immobilien geht es jetzt aber auch um die „ganzheitliche“ Nutzung der Daten für Prozesse, Analysen und zusätzliche Nutzengenerierung.

Was kennen wir? Wir haben die Immobilien inzwischen in ERP-Systeme gebracht und meistens ein Planungssystem „angeflanscht“. Einige haben beide Systeme noch mit einem DMS verbunden. Damit haben wir die Daten der Immobilien schon mal in digitaler Form. Mit diesen internen Daten kann man KPI´s ermitteln und je nach Unternehmensgröße auch intern einen Benchmarkabgleich vornehmen. Spannender ist es natürlich, wenn in gleicher Form und Qualität auch Marktdaten zur Verfügung stünden, die dann eine deutlich bessere Vergleichbarkeit ergeben würden. Benchmarkvergleich und auch die Prognosequalität würden deutlich verbessert. Hier können ggf. externe Unternehmen helfen, die teilweise sogar planungssystemgenau Datensätze zuliefern können.

Die interne Verwaltung der Immobilien kann auch digital deutlich verbessert werden. So dienen elektronische Workflows z. B. in DMS-Systemen  (z. B. beleglose Rechnungsprüfung und -freigabe, automatische Verbuchung) nicht nur der Effizienzsteigerung, sondern sichern auch die internene Prozesse qualitativ ab. Ohne die notwendigen Freigaben aller benötigten Stellen geht der Prozess dann einfach nicht weiter. Elektronisch lassen sich auch automatisch Kontroll-Workflows und z. B. Gewährleistungsverfolgungen starten. Automatisiertes Controlling ist bereits „state-of-the-art“. Kaufmännisch lässt sich so ziemlich jeder Prozess automatisieren – bis zur Finanzierung.

Auch technisch kann man Flachdächer und Fassaden mit Sensorik ausrüsten und Mängel- oder Servicemeldungen automatiach generieren. Mit dem richtigen DMS- und ERP-System können die erforderlichen Beauftragungen auch automatisch (unter Beachtung von gemachten Vorgaben) ausgelöst werden.

Vermietungsprozesse lassen sich genauso digitalisieren und sichern, damit auch die korrekte Mietvertragserstellung (Mustervertrtäge) und deren Umsetzung bis zur automatischen Übertragung ins im ERP-System.

Verkaufsprozesse ebenso. Hier werden derzeit vor allem statische Datenräume genutzt. Das ist natürlich nicht sinnhaft. Dynamische Datenräume mit Q+A-Tool, die sich direkt aus dem laufenden DMS befüllen lassen (Schnittstellen!), wären bereits jetzt machbar.

Das reine Asstemanagement startet bei den Daten der eigenen Immobilien und den Daten über den Marktzustand und dessen erwarteter Entwicklung. Dank BI-Lösungen wie Qlik-View können alle relevanten Daten jederzeit in der gewünschten Form zur Verfügung gestellt werden. Manuelle Zusammenstellungen sind überflüssig. Fehlerquellen werden weitgehend ausgeschlossen. Jetzt müssen auch die Marktdaten dazu kommen um die richtigen Strategien für die jeweilige Immobilie zu entwickeln. Das ist Grundvoraussetzung für das Arbeiten in der Zukunft. Jeder Mitarbeiter findet in seinem BI-Dashbord genau die Daten vor, die er laufend braucht. Das geht jetzt bereits. Der PM`ler, der seine Instandhaltungsprojekte und seine Mieter mit Rückständen gleich morgens angezeigt bekommt. Und seine Hochrechnungen ggf. gleich anpassen kann – was sich dann ins Planungssystem überspielt. Auch der Finanzer, der sofort die Kontostände und Liqui-planungen nebst Darlehen angezeigt bekommt. Daraus leiten sich dann die automatisierten Berichte für die Gremien ab.

Bald wird sicherlich das erste AM-System entstehen, dass die Immobilien schon mal im IST in die berühmte 4-Felder-Matrix bringt und laufend mittels BI fortschreibt – und dem Markt gegenüberstellt. Ich bin gespannt….

 

 

 

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